З 1 січня 2022 року всі-підприємці-знають-що-відбудеться. Переказувати новини не будемо. Найкраще обговоримо, як бізнесу підготуватися до запровадження РРО. Кому це потрібно? Що вибрати: РРО чи програмний РРО? Що необхідно для підключення пРРО?

У цій статті ми зібрали відповіді на запитання підприємців. Давайте одразу до справи.

Фіскалізація - використання бізнесом реєстратора розрахункових операцій, який передає дані про грошові надходження до податкової. Простими словами, це коли бізнес використовує касовий апарат і видає фіскальні чеки про покупку своїм клієнтам.

РРО — це реєстратори розрахункових операцій, ті самі касові апарати.

пРРО - реєстратори у формі програми. Тобто фізичного касового апарату у вас немає, а його функції виконує програма.

Із термінами розібралися. Отже, з 1 січня 2022 року всім підприємцям, крім ФОП на 1 групі, потрібно використовувати РРО або пРРО. Але давайте ще раз перевіримо, а саме вам точно потрібно?

Не варто вгадувати та питати в чатах. Краще пройдемося положеннями закону про РРО. Дайте відповідь собі:

А саме, чи працюєте ви у таких сферах:

• торгівля;
• послуги;
• громадське харчування.

Якщо так, з 1 січня 2022 року вам потрібно буде використовувати РРО або ПРРО. Якщо ні — вітаємо, можете закрити цю статтю та зі спокійною совістю подивитися серіал зайнятися стратегією бізнесу на 2022 рік.

Тобто, чи приймаєте ви від своїх клієнтів готівку, платіжні картки, платіжні чеки чи жетони? Якщо так, РРО потрібен. Коли всі розрахунки відбуваються лише безготівково, РРО не потрібен. Наприклад, ваша компанія «Радість цементу» продає цеглини виключно будівельним магазинам і вони оплачують замовлення лише на рахунок у банку. Однак якщо директор якогось вашого контрагента захоче купити цеглу для свого будинку і розплатитися карткою, вам доведеться використовувати РРО.

Покупці приходять у магазин, купують товар та віддають вам гроші? Це місце проведення розрахунків необхідно використовувати РРО. Ви відправляєте замовлення з кур'єром та клієнт оплачує при отриманні? РРО також потрібний. Чи надаєте послугу в салоні краси? І знову, використовуйте РРО.

А якщо у вас навчальний курс, який учні оплачують онлайн та доступ отримують також онлайн? Податкова пояснює, що у такому разі місця проведення розрахунків немає. Значить, і РРО вам не потрібне.

Повний перелік є у статтях 9-10 закону про РРО. Але звернемо увагу на пункт 14 статті 9. Якщо ви надаєте послуги (тільки послуги, до товарів не належить) та клієнти оплачують їх за допомогою дистанційних банківських систем (наприклад, LiqPay, Portmone, EasyPay, Fondy) або сервісів переказу грошей, можна працювати без РРО. Наприклад, ваша компанія "Мегабіт ніколи не спить" продає послуги інтернет-провайдера та абоненти оплачують їх прямо на сайті.

Отже, ви перевірили ці 4 пункти та бачите, що РРО вам необхідний. Як виконати вимоги закону та при цьому зберегти свої гроші та час? Давайте розберемося.

Насправді тут немає довгої інструкції. З 1 січня 2022 року бізнес може вибрати один із трьох варіантів:

• почати використовувати РРО;
• підключити пРРО;
• приготуватися до штрафів.

А штрафи без РРО будуть підстерігати підприємця на кожному кроці:

• за проведення розрахунків без використання РРО чи ПРРО;
• проведення не всіх розрахунків або повних сум через РРО/пРРО;
• за невидачу чека, паперового чи електронного;
• або за видачу документа невстановленої форми.
  

Тому, якщо варіант зі штрафами не для вас, краще все ж таки використовувати РРО або пРРО. А ось що вибрати, давайте обговоримо.

На прикладі нашого партнера — програмного РРО для малого, середнього та великого бізнесу Checkbox — подивимося, які переваги є у програмного РРО порівняно зі звичайними касовими апаратами, чому його використання заощаджує бізнесу час та гроші, які ще плюшки дає пРРО.

Перше, на що потрібно витратитися підприємцю, щоб почати використовувати звичайний РРО – покупка касового апарату. Окремо на кожну касу. Вартість апарату ~15000 грн. Тобто, якщо ваш магазин рибальського приладдя «Капітан Крюк» використовує 2 каси, вам доведеться витратити ~30 000 грн на РРО. Плюс касові апарати потрібно міняти кожні 7 років, це вимога законодавства.

А якщо використати пРРО? Checkbox сама програма встановлюється безкоштовно і не вимагає покупки додаткового обладнання. Все, що вам потрібно — подбати про печатку чека, якщо плануєте видавати паперові. Для цього підійде звичайний принтер, якщо він уже є. Або можна купити один термопринтер на всі каси. Вартість ~1500–2000 грн. Крім того, закон припускає видачу чеків в електронному вигляді. Тобто не обов'язково їх роздруковувати, можна просто відправити на email, до месенджера або дати клієнту рахувати QR-код.

Якщо ви вибрали звичайний РРО, обслуговування коштуватиме вам ~250 грн на місяць. У Checkbox щомісячний платіж за користування — 149 грн.

Звичайний РРО потребує додаткового обслуговування. Щороку необхідно перевіряти апарат і змінювати пломби. У середньому це ще 500 грн до витрат. Програмний касовий апарат Checkbox жодного обслуговування не потребує.

Кожне оновлення законодавства, що стосується форми чека, вимагає перепрошивки класичних РРО. Якщо це відбуватиметься хоча б раз на рік (хоча лише за останні 6 місяців було вже 2 оновлення), доведеться витратити ще 400 грн. Плюс на час перепрошивки ви не можете користуватися касовим апаратом, а значить робота гальмується або взагалі повністю зупиняється. Програмний РРО Checkbox перепрошивки не потребує, всі оновлення законодавства застосовуються автоматично.

Крім грошей, користувачі звичайних РРО чекають ще й витрати часу. Наприклад, тільки на очікування доставки та реєстрацію апарату у податковій може піти до 10 днів. А якщо ви почнете займатися питанням пошуку РРО після 1 січня 2022 року, є можливість втратити і більше. Адже уявіть, скільки підприємців не подбали про касові апарати наперед. Цілком можливі затримки постачання.

Програмний РРО завантажується за 3 хвилини будь-коли. Навіть якщо ви вирішите зайнятися питанням прямо 1 січня, поки що всі продовжують відзначати Новий рік. У Checkbox все підключення відбувається взагалі буквально на кілька кліків.

Крім простою на період очікування доставки касового апарату, у користувачів класичного РРО можлива зупинка роботи у разі поломки. Зайняти це може 7 днів. Доведеться викликати спеціалістів із сертифікованого центру обслуговування, які вирішать, чи можливо полагодити апарат на місці, чи потрібно забирати його з собою в ремонт.

При використанні пРРО таке просто неможливо, адже фізично ламатися нема чому. Навіть якщо у вас полетить ноутбук, з якого ви використовували Checkbox, можна буде просто взяти свій телефон та продовжити роботу у звичайному режимі через особистий кабінет у браузері або за допомогою мобільного додатка.

Крім цього, користувачі пРРО ще й економлять час на вирішення будь-яких питань щодо використання. Менеджери техпідтримки Checkbox відповідають у середньому за 2-3 хвилини з 7 ранку до першої години ночі щодня. Ви можете звернутися за телефоном або через чат. При необхідності менеджер підключиться до вас дистанційно і допоможе вирішити питання.

В онлайн-режимі ви зможете перевірити, які каси відкриті, і переглянути всі чеки з кас Checkbox. Навіть якщо у вас є кілька точок продажу в різних місцях, вся інформація буде доступна у вашому особистому кабінеті в будь-який час. Плюс ви можете формувати для себе та своїх партнерів звіти також прямо у сервісі.

Можна закрити касу із будь-якої точки світу, якщо касир забув це зробити. Або заздалегідь встановити потрібний час закриття каси. Наприклад, ваше СТО "Врум-врум-врум" працює до 20.00. Заплануйте, щоб каса також автоматично зачинялася о 20:00.

Плюс ви самі або ваш бухгалтер будь-якої миті зможете в особистому кабінеті завантажити z-звіти, знайти будь-який чек.

З Checkbox можна додати у чек свій логотип, спеціальну пропозицію, будь-яку комунікацію з клієнтом. Наприклад, написати приємне побажання на день чи запропонувати пройти опитування.

✔️ Отримайте свій електронний цифровий підпис (ЕЦП), якщо раптом у вас ще немає. Підійде будь-який, як із податкової, так і отриманий через банк (Приват24, Ощад, ПУМБ).

✔️ Отримати ЕЦП для ваших касирів або електронну печатку компанії..

Цього буде достатньо для реєстрації в Checkbox, створення торгової точки та каси. Від установки до початку роботи ви витратите буквально 10 хвилин.

З 1 січня 2022 року, якщо ви не ФОП 1 групи і не ведете розрахунки виключно по безготівковому розрахунку, вам потрібно буде використовувати РРО.

Ви можете вибрати класичний РРО (касовий апарат) чи програмний РРО. Програмний РРО допомагає бізнесу заощаджувати і гроші на впровадження, і час на встановлення та обслуговування.

Наш партнер — програмний касовий апарат Checkbox — допомагає підприємцям виконати вимоги законодавства та запровадити реєстрацію розрахункових операцій буквально за 10 хвилин у будь-який час із будь-якої точки світу.

Хоч би який РРО ви обрали, рекомендуємо зайнятися підключенням заздалегідь, щоб з 1 січня спокійно продовжити свою діяльність.

А якщо вирішите випробувати Checkbox для свого бізнесу, протягом першого місяця можете тестувати, налаштовувати та використовувати його безкоштовно.

До речі, Finmap вже працює над інтеграцією з Checkbox. Тому незабаром наші користувачі зможуть відстежувати вхідні транзакції у своєму особистому кабінеті Finmap.