Dialog s podnikatelem:
- Je důležité sledovat peníze v podnikání systematickým způsobem?
- Samozřejmě, že je.
- A vedete si tedy záznamy?
- No... ještě jsem na to neměl čas, mám toho tolik na práci.

Zní to povědomě? Pokud i vy odkládáte zavádění systematického finančního managementu ve svém podnikání, myslíte si, že je to složité, nebo jen ještě nevíte, kde začít, v tomto článku se podělíme o zkušenosti skutečných podnikatelů z různých segmentů trhu. Jejich jednoduché rady vám pomohou udělat první kroky. A pochopíte, že finance nejsou až tak komplikované, jak by se mohlo na první pohled zdát.

Martin je vlastníkem služby pro tisk samolepek. Jeho firma je na trhu asi 5 let, ale systematické účtování financí zavedl teprve před pár měsíci.

Jedním z nejdůležitějších pravidel je pro něj vedení splátkového kalendáře, kde si plánuje budoucí příjmy a výdaje. Například výdaje za nájem, daně, mzdy, splátky úvěrů. A příjmy ve formě splácení pohledávek od zákazníků.

Martinova firma dříve fungovala na principu post-platby. Po zavedení platebního kalendáře se však ukázalo, že tento přístup často vede k mezerám v hotovosti*. Jsou totiž situace, kdy již byla zakázka dokončena a vznikly výdaje. Ale platba nebyla přijata a na pokrytí výdajů prostě nebyly peníze. Martin je musel zaplatit ze svého.

*Mezera v hotovosti je situace, kdy podnik nemá dostatek peněz na zaplacení svých povinných výdajů.

Platební kalendář mu umožňuje:
✔️ Vědět dopředu, jaké výdaje se chystají, a předem si na ně odložit určité částky.
✔️ Plánovat příjmy z podnikání do budoucna. A přijmout opatření, pokud je potřeba zvýšit příjmy.
✔️ Být si předem vědom rizika mezery v hotovosti. Pokud výše plánovaných výdajů na výplatní pásce přesáhne výši příjmů, je to varovný signál. Teď má ale Martin čas situaci napravit.

Kalendář může být tabulkový procesor nebo speciální služba pro řízení cash flow. Martin například uchovává své záznamy v online službě Finmap. Má funkci platebního kalendáře. Což umožňuje nejen plánovat budoucí příjmy a výdaje, ale také vás předem varuje před rizikem mezery v hotovosti.

Když architektonická kancelář Olgy kvůli pandemii přešla na formát práce na dálku, nebylo třeba platit nájem kanceláře. A Olga se rozhodla, že by tyto peníze mohly posloužit jako finanční rezerva pro zabezpečení jejího podnikání. Tímto způsobem kancelář vytvořila rezervní fond. Což ve výsledku bylo použito k přestěhování do dražší kanceláře po skončení lockdownu.

Olze se myšlenka rezervního fondu zalíbila a její tým se rozhodl vytvořit několik dalších fondů:

• Rozvojový fond, který získává peníze na školení týmu a cestování;
• Fackup fond, který pomáhá v případě problémů v projektech;
• Marketingový fond, který bude sloužit k propagaci kanceláře.

Pokud váš podnik ještě nemá finanční rezervu, můžete začít vytvořením rezervního fondu. Určete si částku, kterou jste ochotni převádět do fondu měsíčně, nebo třeba procento ze svých zisků. Například pro Olgu to bylo 30 000 korun měsíčně (výše nájemného za kancelář, kde kancelář fungovala před pandemií). Pro fond je vhodné mít samostatný účet, aby se peníze nepletly a rezerva nebyla náhodou utracena na nesprávný účel.

Tereza je majitelkou malé překladatelské agentury. Jedním z jejích pravidel pro evidenci peněz v podnikání je evidovat i malé výdaje. Podnikatelé například často zapomínají počítat peníze, které utratí za služby, které používají ke své práci: firemní e-mail, domény a hosting, profesionální software (jako služby pro kontrolu gramatiky překladatelů) a další.

Obvykle jsou jejich náklady nízké, takže se zdají zanedbatelné. Pokud ale sečtete všechny náklady na tyto služby za rok, dostanete se na nemalou sumu. Bez účetnictví to nikam nevede. A podnikatel se pak ptá: „Kde jsou moje peníze?"

Navíc platíte za služby, nejčastěji část fixních nákladů vašeho podnikání, dále platy, daně, pronájem kanceláří či jiných prostor. Využíváte je totiž neustále, což znamená, že platíte pravidelně (například jednou měsíčně, každé 3 měsíce nebo jednou ročně). Zavedením Terezina pravidla do vašeho podnikání tedy přesněji pochopíte, kolik peněz společnost pravidelně utrácí. A také si budete moci objektivně plánovat své výdaje.

Před zavedením cash flow managementu ztrácela Tomášova stavební společnost v průměru 50 000 korun měsíčně. Bylo to kvůli zapomenutým platbám a ztrátě účtenek. Zaměstnanec například kupoval materiály pro projekt a utrácel peníze společnosti. Účtenku ale omylem ztratil. V důsledku toho nebylo možné prokázat náklady na materiál během vypořádání s klientem. Náklady musela firma uhradit z vlastního rozpočtu.

Když se Tomáš rozhodl dát své obchodní finance do pořádku, začal používat Finmap, speciální službu pro správu cash flow pro podnikatele. Služba umožňuje delegovat údaje o příjmech a výdajích na zaměstnance. Tomáš delegoval úkoly na stavbyvedoucí, vedoucí nákupu a dokonce i na řidiče, který často jezdil do stavebních prodejen pro materiál.

V důsledku tohoto rozhodnutí:
✔️ S partnery ulevili sobě i jejich účetní alespoň o pár hodin týdně. Vždyť jinak by museli sbírat faktury od desítek zaměstnanců, aby dostali všechny potřebné informace.
✔️ Společnost přestala ztrácet peníze. Zaměstnanci nyní okamžitě zadávali veškeré výdaje do služby. A i když později ztratili fakturu, výdaj byl zaznamenán a fakturu mohli jednoduše obnovit v obchodě.

Můžete si vybrat, které informace může zaměstnanec přidávat, které lze pouze prohlížet a které nebudou viditelné. Tímto způsobem udržíte své finanční záznamy v bezpečí.

Zvažte zkušenosti podnikatelů zmíněných v tomto článku. A vytvořte si seznamu úkolů, co můžete tento týden udělat pro udržení svého podnikání ve finančním pořádku.

Určete si například, kolik můžete převést do obchodního rezervního fondu, otevřete si samostatný účet a naplánujte svůj první převod. Nebo si sepište všechny běžné výdaje společnosti, abyste si je mohli naplánovat ve svém splátkovém kalendáři na další měsíc.

I jeden krok vám přinese výsledky. A bude vás motivovat k tomu, abyste podnikli další kroky, k dosažení pořádku ve vašich financích.