Automatyzacja rachunkowości finansowej w IT-przedsiębiorstwie
Case study użytkowników
Aleksander Shubin

Serious Development Agency - firma IT, zajmująca się tworzeniem aplikacji mobilnych i stron internetowych dla start up'ów
Strona: https://sda.company/

Alex Shubin - założyciel IT-firmy Serious Development Agency
12 lat doświadczenia w programowaniu
Po raz pierwszy zaczął prowadzić rachunki w Finmap 1,5 roku temu

Jak właściciel firmy z branży IT może uporządkować finanse swojego biznesu, jeżeli codziennie pracuje po 17-19 godzin dziennie i zwyczajnie nie ma wolnego czasu? Może odłożyć tą sprawę i poczekać na lepszy moment. Albo może stworzyć fundament systematycznej rachunkowości już teraz. Ogarnąć liczby, zobaczyć bieżącą sytuację i podjąć dalsze kroki w oparciu o dane. Taką drogę obrał Alex, właściciel Serious Development Agency.

Jak udało mu się znaleźć na to czas i jakie efekty osiągnął - opowiadamy w tym case study.

Firma Serious Development Agency działa w branży IT od 2019 roku i zajmuje się tworzeniem aplikacji mobilnych i stron internetowych. Obecnie zespół liczy 16 osób i wciąż rośnie. Projektów i zadań od klientów robi się coraz więcej.

Oczywiście, jeżeli nie prowadzimy systematycznej rachunkowości finansowej, to bardzo łatwo jest utonąć w chaosie wpływów, wydatków, regularnych przelewów i zadłużeń. Dlatego założyciel firmy Aleksander postanowił wprowadzić regularną rachunkowość.

Zawsze powtarzamy, że prowadzenie rachunkowości dla zasady to błąd. Dlatego przed rozpoczęciem systematycznego uporządkowywania środków, należy określić, co konkretnie jest dla nas ważne, co chcemy śledzić i w jaki sposób rachunkowość pomoże w rozwoju biznesu. Aleks postawił przed sobą następujące zadania:

1️⃣ Pozbycie się bałaganu w finansach.
Mieć konkretne pojęcie, ile firma zarabia, ile dywidend można zabrać i co się w ogole dzieje w biznesie.

2️⃣ Kontrolowanie salda konta i planowanych wpływów.
Aby widzieć, ile pieniędzy mamy na koncie w tej chwili i ile spodziewamy się mieć w przyszłości.

3️⃣ Zaoszczędzenie czasu.
Obecnie Aleks pracuje po 17-19 godzin na dobę. Nie ma czasu na poświęcanie większej uwagi rachunkowości finansowej.

4️⃣ Prowadzenie rachunkowości w systematyczny, ale prosty sposób.

Do rozwiązania swoich zadań postanowił wybrać Finmap.

Po raz pierwszy Aleks miał styczność z Finmap półtora roku temu. Jednak wtedy nie udało mu się w pełnej mierze wykorzystać możliwości serwisu w swoim biznesie, więc przeniósł się na inne rozwiązanie. Po przetestowaniu zetknął się z dużą ilością błędów systemowych, które znacznie utrudniały pracę. Postanowił wrócić do Finmap.

Wraz z serwisem Aleksander postanowił od razu skorzystać z pomocy eksperta finansowego Finamp*, aby oszczędzić czas na konfigurację, oraz zobaczyć punkty, na których warto się skupić przy prowadzeniu rachunkowości w jego firmie.

*Podano przykładowe dane

W pierwszej kolejności podłączono synchronizację z bankiem i systemem Wise, by wszystkie wpływy i wydatki automatycznie trafiały do Finmap i były widoczne w raportach.

*Podano przykładowe dane

Synchronizacja umożliwia:

• zaoszczędzenie czasu na ręczne wprowadzanie danych;
  
• łatwe prowadzenie rachunków;
  
• wykluczenie ryzyka zgubienia którejś transakcji

Nawet drobne wydatki, o których często zapomina (np. prowizje za przelewy, albo opłaty subskrypcji płatnych aplikacji i narzędzi), są automatycznie brane pod uwagę. Dzięki temu użytkownicy otrzymują bardziej dokładne dane o sytuacji finansowej w firmie.

Ponieważ jednym z zadań Aleksa było zrozumienie, ile rzeczywiście zarabia firma, zwraca on szczególną uwagę na raport zysków i strat P&L*.

*Podano przykładowe dane

W najbliższym czasie Aleks planuje też wdrożyć regularne prowadzenie Kalendarza płatności*, by kontrolować nadchodzące wpływy oraz z góry wiedzieć o planowanych wydatkach, nie zapominając o nich.

*Podano przykładowe dane

Jednak założyciel Serious Development Agency zauważa, że brakuje mu niektórych funkcji.

Taki feedback jest dla nas szczególnie ważny, ponieważ pomaga w rozwijaniu Finmap w taki sposób, by księgowość i rachunkowość była dla naszych użytkowników jeszcze bardziej prosta i efektywna. Obecnie nasz zespół developerów akurat pracuje nad funkcją, której brakuje Aleksowi

✅ Ogarnięto bałagan w finansach i stworzenie systematycznej rachunkowości finansowej.

Razem z ekspertem finansowym Finmap, Kariną, udało się zrozumieć, co działo się w firmie w okresie styczeń-luty.

✅ Dzięki podłączeniu integracji, dane o transakcjach są przekazywane automatycznie i Aleks nie musi wprowadzać je ręcznie, tracąc na to czas.

✅ Od teraz zawsze można w parę kliknięć sprawdzić raporty finansowe i mieć pojęcie, co dzieje się w firmie. Raporty tworzą się automatycznie, w postaci wykresów i diagramów, nie ma potrzeby tracenia czasu na sporządzanie tabelek i układanie dziesiątek kolumn z liczbami.

Szczególnie ważny jest raport o zyskach i stratach P&L, który umożliwia łatwe śledzenie zysku firmy.

✅ W planach - ustawienie kalendarza płatności wewnątrz Finmap, aby kontrolować nadchodzące wpływy i nie zapominać o wydatkach (na przykład, zawczasu zaplanować spłatę raty kredytowej); przetestowanie aplikacji mobilnej Finmap, gdy tylko będzie ona dostępna (pracujemy nad tym na całego); i co najważniejsze, ciągłe rozwijanie biznesu.

Jesteś właścicielem firmy z branży IT? Razem z Finmap będziesz mógł połapać się w finansach biznesu, zobaczyć konkretny zysk z każdego produktu czy projektu, oraz dokładnie wyliczyć wysokość inwestycji na rozwój nowych produktów. Sprawdź, jakie możliwości serwis oferuje Twojemu biznesowi. 14 dni za darmo.